Data Gouvernance : comment réussir une acculturation à la donnée

Comme toute initiative, que ce soit une innovation, un projet ou le développement d’un nouveau produit, il est crucial d’attirer une attention toute particulière à l’utilité et à l’adoption de la gouvernance des données, qui représente une transformation majeure dans l’entreprise. Une Data Gouvernance bien adoptée est une gouvernance utile au plus grand nombre et largement utilisée ! Pierre-Charles, notre expert en gouvernance des données depuis plus de 15 ans, vous explique comment faire adopter la démarche data par les collaborateurs de l’entreprise.

L’acculturation à la data ou l’adoption de la culture data

L’adoption de la gouvernance des données d’entreprise passe donc d’abord par la mise en œuvre d’une démarche utile, pour répondre aux enjeux de l’entreprise à plusieurs niveaux :

• Au niveau stratégique en s’alignant à la stratégie d’entreprise et en répondant aux attentes des sponsors et C-levels (niveau exécutif) dont l’objectif est généralement d’accroître les performances de l’entreprise, de réduire les coûts, ou de gagner de nouvelles parts de marché.
• Au niveau tactique ou managérial qui cherche avant tout à gagner en efficacité opérationnelle, et à supporter le bon déploiement d’un nouveau produit ou d’un nouveau projet.
• Au niveau opérationnel à qui il faut donner un accès facilité à la donnée et proposer des processus et outils répondant aux attentes des utilisateurs (moins de saisie manuelle, des données de qualité, des fonctionnalités de reporting en self-service).

L’adoption passe donc avant tout par une bonne compréhension du besoin, stratégique, tactique et opérationnel, pour élaborer une stratégie data qui réponde aux attentes des utilisateurs. Plus elle sera adaptée, plus elle sera utilisée, et plus facile sera l’adoption.

Une gouvernance bien adoptée est une gouvernance utile au plus grand nombre et largement utilisée !

Pierre-Charles Igras

L’importance du « Pourquoi » dans l’adoption de la gouvernance des données

Dans la conduite du changement, on parle souvent du  POURQUOI-QUOI-COMMENT. Cette combinaison gagnante permet d’assurer une cohérence dans la démarche data et une bonne adhésion des utilisateurs :

POURQUOI – c’est le plus important dans l’explication de la démarche : « pourquoi l’initiative data ? Pour quels besoins ? Dans quel objectif ? ». Il est important de bien qualifier ce pourquoi pour élaborer une stratégie Data pertinente, de manière à se rattacher au contexte global de l’entreprise et faire référence à des difficultés opérationnelles rencontrées par les utilisateurs au quotidien. Le POURQUOI va donc fournir la légitimité et l’explication de cette démarche, tout en fédérant l’ensemble des collaborateurs sur des objectifs communs.

QUOI – il s’agit d’expliquer en quoi consiste la démarche data. Pour répondre aux enjeux et objectifs des collaborateurs à différents niveaux de responsabilité, des changements sur les rôles, processus et outils vont intervenir et il faut expliquer quelle va être la teneur de ces changements. Il est important que tout le monde soit aligné et valide le nouveau dispositif déployé.

COMMENT – il s’agit de la roadmap c’est-à-dire du plan d’implémentation, comment ces changements vont être mis en œuvre et à quelle échéance ? Comment les équipes vont-elles être intégrées – ou onboardées – dans cette démarche ? (sessions de formation, communications, déploiement, support post go-live).

Il est donc primordial de formaliser une présentation expliquant la démarche et le POURQUOI-QUOI-COMMENT, sous la forme de plusieurs variantes à destination des publics à différents niveaux (stratégique, tactique, opérationnel). On privilégiera la communication de cette vision en top-down, d’abord auprès des sponsors et responsables de fonctions, pour obtenir leur adhésion (ce qui est très important !) pour ensuite élaborer un plan de communication pour cascader le message au sein des équipes opérationnelles.

Il est primordial que l’ensemble des collaborateurs soit au courant de l’initiative data, comprenne le POURQUOI de la démarche, répondant aux difficultés opérationnelles, et en tire une utilité par rapport à leurs attentes personnelles.

Pierre-Charles Igras

Les actions à mettre en œuvre pour faciliter la bonne adoption

La bonne adoption passe avant tout par une implication des utilisateurs dans les différentes étapes de la démarche du programme de gouvernance des données :

• Kick-off – on pourra organiser des sessions d’information et de kick-off aux populations concernées, en présentant le POURQUOI-QUOI-COMMENT expliqué plus haut dans cet article.

• Recueil des besoins – lors de l’élaboration de la vision, ou encore dans la phase de cadrage d’un projet MDM ou de reporting, on organisera des ateliers avec les utilisateurs clés pour faire un état des lieux de la situation actuelle (AS-IS) en relevant particulièrement les difficultés opérationnelles et les points de blocage qui empêchent une bonne efficacité opérationnelle. On en profitera aussi pour les interroger sur leurs besoins. Ainsi, la démarche data répondra parfaitement aux attentes des utilisateurs et vous aurez des exemples concrets pour vendre la démarche auprès des sponsors et des équipes.

• Elaboration et test des mock-ups – on pourra proposer aux utilisateurs de donner leur avis sur les maquettes d’écran d’un futur dashboard, d’un futur data catalog ou d’un futur MDM, permettant ainsi de coller à leurs attentes. Par la suite, on pourra organiser des sessions de tests pour recueillir leurs remarques.

• Démo et revue des développements – au cours de l’implémentation technique, l’équipe de développement pourra faire des démos pour montrer concrètement le déroulement du nouveau processus de gouvernance des données aux utilisateurs. Ainsi ils pourront donner leur avis pour améliorer davantage l’outil en fonction de leurs besoins.

• Formation, communication et support post lancement– les phases de training ainsi que les communications effectuées auprès des collaborateurs, et le support post go-live permettront de bien les accompagner dans le déploiement de la gouvernance des données.

Un autre aspect qui est souvent mentionné dans la gouvernance des données concerne les impacts sur l’organisation et les processus métiers. Il faut en effet effectuer une transition en douceur et qui soit adaptée au mode opérationnel des équipes. On parle très souvent de « Gouvernance des données non-invasive » et on adoptera une démarche progressive en insufflant des bonnes pratiques et recommandations auprès des fonctions métiers, tout en conservant leur ownership actuel et en leur laissant une certaine flexibilité dans la pérennité de leurs processus et applications métiers. Ainsi, en abordant la chose touche par touche, vous faciliterez la bonne adhésion des utilisateurs.

Aussi, pour relayer les messages et bonnes pratiques de l’équipe data centrale, on va pouvoir mettre en place des relais qu’on appelle « Data Coach » ou « Data Champion », qui maitrisent parfaitement les tenants et aboutissants de la nouvelle gouvernance des données et accompagnent au quotidien les utilisateurs dans la bonne exécution des nouveaux processus de gestion de données.

Pour la partie plus large de communication et de gestion du changement pour l’ensemble des collaborateurs, il est recommandé de mettre en place une équipe Communication et Formation spécialisée dans la data qui va préparer les communications à différents niveaux et les supports de formation, en engageant pourquoi pas un cabinet externe spécialisé dans la réalisation de contenus didactiques. Une vidéo sous forme de tutoriel de quelques minutes sous forme d’animation en expliquant la démarche en 2-3 minutes sera également très efficace et laissera la liberté aux utilisateurs de pouvoir la consulter quand ils le souhaitent.

L’accompagnement des utilisateurs se fait tout au long de l’implémentation du programme de gouvernance de données. 

Sur la partie formation, on pourra engager des actions auprès des utilisateurs pour créer une proximité (intimacy en anglais) et être le plus pertinent possible vis-à-vis de leurs besoins :

• Interviews – tout au long du voyage de la transformation data, on pourra régulièrement mesurer la température et ajuster la démarche en proposant un questionnaire simple ou en faisant des interviews 1-1 avec une audience ciblée, ce qui permettra d’écouter les attentes des utilisateurs et aussi d’expliquer de vive-voix la démarche.

• Open training – on voit cette idée fleurir très régulièrement chez nos clients, en ouvrant un programme de formation destiné au plus grand nombre dans l’entreprise. Le parcours de formation permet ainsi d’aligner l’ensemble des collaborateurs sur la même vision et les mêmes objectifs, et de leur donner tous les moyens de réussir cette transformation.

• Open data day – que ce soit en ligne ou sur site, on pourra organiser une session d’informations ouvertes sur plusieurs jours à l’ensemble des collaborateurs, de manière à les recevoir en 1-1 pour leur présenter l’initiative globale et répondre à toutes leurs questions.

Pour finir, il est important d’informer les utilisateurs lorsque vous faites vos déploiements techniques, avec une annonce lors du go-live ou une petite newsletter mensuelle pour présenter les nouveautés et les changements (par exemple le déploiement d’un nouveau Data Product dans le Data Lake ou dans la solution de reporting, les nouvelles données intégrées à votre MDM, ou une nouvelle fonctionnalité disponible dans le data catalog).

Business & Decision propose un accompagnement complet pour acculturer les collaborateurs de l’entreprise lors de l’implémentation de programmes d’envergure comme une nouvelle gouvernance de données d’entreprise. Nos programmes de formation et d’acculturation sont totalement personnalisés en fonction du contexte propre à chaque client, et sont exécutés par des experts data qui interviennent sur des grands comptes depuis de nombreuses années.

On mentionnera notamment 2 possibilités d’accompagnement :

• Data Insider – il s’agit d’un atelier d’introduction aux principes data et d’idéation à destination des décideurs de l’entreprise. Sous la forme d’un atelier d’un ou deux jours en mode Design Thinking, nous proposons aux sponsors de réfléchir au pourquoi de la démarche data et d’identifier ensemble une liste d’opportunités pour répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise. Véritable évènement fédérateur, ces journées sont l’occasion de réunir plusieurs fonctions clés de l’entreprise et d’élaborer ensemble la stratégie data.

• L’Ecole de la Data – il s’agit d’un programme d’acculturation et de formation complet destiné à l’ensemble des collaborateurs sur les principaux piliers data : fondamentaux, data management, data preparation, data visualization, accompagnement des utilisateurs sur le terrain.

A titre d’exemple, nous intervenons actuellement dans un grand groupe bancaire français avec la formation de plus de 30 000 collaborateurs à la culture data.

Comment mesurer la bonne adoption de la démarche data ?

Pour mesurer l’adoption, on va regarder principalement 4 indicateurs :

• Le nombre de connexions aux applications data (reporting, MDM, data catalog) – plus il y a de connexions au fil des mois, plus l’intérêt est grandissant. A l’inverse si le nombre de connexions décroît il faut se poser des questions quant à la bonne adoption et mettre des actions de communication correctives en place.

• Le volume de données – plus d’activité dit forcément plus de volume. On va mesurer le nombre de rapports créés, le nombre de records saisis, ou encore le nombre de workflows démarrés.

• Le nombre de tickets support – plus l’initiative où la plateforme data sera utilisée, plus il y aura de tickets remontés par les utilisateurs pour des requêtes de changement sur leurs reportings et dashboards par exemple, ou des tickets pour des incidents de qualité de données.

• Pour finir, comme pour un produit, on va mesurer la réputation et la satisfaction, en faisant des sondages, des interviews ou des sessions tests d’Expérience Utilisateurs avec les personas les plus critiques à fréquence régulière ce qui permettra de mesurer le pouls des utilisateurs face aux nouveaux outils data et aux nouveaux processus déployés

Le principal challenge n’est pas technique !

L’expérience nous a montré que la complexité d’implémentation d’une initiative data réside davantage dans la bonne adoption que dans le challenge technique. La proximité avec les sponsors et les utilisateurs est primordiale, il faut donc bien se préparer pour communiquer le POURQUOI-QUOI-COMMENT de la démarche et développer une relation de confiance avec les utilisateurs.

Le succès de la transformation data reposera avant tout sur l’adoption large des processus et outils par les utilisateurs. Il faut bien se préparer à cela et Business & Decision dispose des compétences et des expériences pour vous accompagner dans cette préparation et son exécution.

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