Le Big Data libère le potentiel des archives d’entreprises

Quels que soit leur taille et leur secteur d’activité, les entreprises sont contraintes de conserver certains documents durant une période déterminée. Mais comment le Big Data a-t-il fait évoluer l’archivage des documents ? Et surtout, comment les entreprises peuvent-elles adapter leurs pratiques pour négocier un tel virage et tirer pleinement profit de leurs archives ? Nos éléments de réponses.

La durée minimum de conservation est très variable en fonction du type de documents. Et, jusqu’à épuisement du délai légal prévu, ces documents peuvent faire l’objet d’un contrôle. Or, aujourd’hui, la massification des données constituées par le Big Data représente une problématique d’envergure. Il est primordial que les sociétés en prennent conscience et agissent en conséquence si elles veulent être en mesure d’en tirer profit.

L’archivage des documents, et donc des données, prend aujourd’hui une nouvelle dimension pour les entreprises. Ce métier à part entière requiert une bonne organisation. Les documents doivent en effet être archivés intelligemment pour faciliter leur recherche au besoin. Des prestataires comme par exemple archiveco.fr ou archimest.fr proposent de nombreuses solutions pour conserver les documents d’entreprise en toute confidentialité et de manière sécurisée.

Les différents documents seront au préalable répertoriés, puis triés, identifiés et classés. Quelle que soit la solution choisie, la procédure de travail est quasiment identique et la même rigueur est de mise.

L’archivage face à la multiplication des data

Bien qu’on soit à l’ère du numérique, les documents papier sont encore très utilisés par les entreprises. Une des solutions d’archivage consiste à ranger les documents dans des classeurs après les avoir trier. Mais la numérisation des documents papiers est de plus en plus fréquentes, documents qui deviennent alors des données numériques, ou « data ». Ils vont alors être scannés et stockés sur une plateforme accessible 24h/24 via un espace client dédié aux seules personnes qui auront été autorisées.

Toutefois, dans le cas de la numérisation on demand pour celles des sociétés qui ne souhaitent numériser qu’une partie de leurs documents, ces derniers seront disponibles alors après demande.

Quels documents une société doit-elle conserver ?

Au cours de son existence, une entreprise produit et accumule un grand nombre de documents qu’elle doit stocker afin de pouvoir par exemple fournir des preuves en cas de litige.

De brèves durées de conservation s’appliquent à certains d’entre eux, comme par exemple la comptabilisation des heures de travail des salariés, devant être conservée pendant seulement 1 an. Dans le cas d’une EIRL, les documents relatifs à l’impôt sur les sociétés doivent être gardés durant 2 années pleines. Et tous ceux qui touchent aux taxes sur le chiffre d’affaires ou les cotisations foncières sont conservés pendant 3 ans.

Une période de 5 années pleines s’applique à la conservation des actes liés au fonctionnement de la société, au registre du personnel ou aux contrats commerciaux. Durée qui s’élève à 10 ans pour les contrats par internet à compter de la livraison ou du démarrage de la prestation. Enfin, on peut également citer l’archivage des contrats de transaction immobilière ou foncière, qui doit perdurer pendant 30 ans.

Et tous ces exemples ne constituent qu’une liste non exhaustive de documents obligatoires. Il est donc compréhensible que, parmi le nombre important de papiers à conserver, les entreprises soient tentées sur le moment par l’idée de tout archiver. Y compris les fichiers les plus superflus. Un gain temps immédiat qui se répercute négativement à long terme. En effet, elles finissent par perdre un temps considérable lorsqu’il s’agit pour elles de retrouver un fichier indispensable, perdu au milieu d’une masse innombrable et indigeste.

Au fil des années, le cumul progressif de tous ces documents contribue à faire gonfler la quantité d’archives. Conséquence : les entrepreneurs peuvent se retrouver en difficulté pour gérer une telle somme d’informations avant même de s’en rendre compte. C’est là tout l’enjeu lié à l’archivage des Big Data.

L’organisation des données et le Big Data

Les sociétés ont de plus en plus de données à gérer, et surtout de raisons de le faire. La masse d’informations échangées de par le monde ne cesse à chaque instant de grossir. Il en va de même pour les archives d’une compagnie, qui peut très vite ne plus être capable de les questionner efficacement. Dans ce contexte, en tirer l’information pertinente au développement et à l’essor de l’activité peut être complexe.

En effet, on ne peut pas se contenter de sauvegarder les données. Confondre archivage et sauvegarde est une erreur fatale. L’archivage consiste à classer des originaux afin qu’ils puissent être ressortis à toute fin utile. De son côté, la sauvegarde se résume à copier les fichiers en vue de les restaurer si le besoin s’en fait sentir.

L’archivage se distingue aussi du stockage par la notion de sécurité qui les différencie. Contrairement aux documents stockés, ceux qui sont archivés ne peuvent être modifiés, leur destruction est impossible à moins d’un contrôle minutieux, et toute opération effectuée doit être répertoriée en vue d’être retracée.

Quelles conséquences pour l’archivage avec l’explosion des datas et de leur utilisation ?

Désormais, le flux constant d’information impose de développer de nouvelles techniques telles que l’archivage sur place ou le stockage à court terme d’éléments catalogués. Autant de moyens d’accéder rapidement et facilement aux données nécessaires aux prises de décision importantes.

Des archives questionnées efficacement sont bien plus qu’un gain de temps, elles sont génératrices de revenus. Or, le Big Data pousse les sociétés à tout archiver plutôt qu’à trier l’information pertinente et la séparer de celle qui est moins utile.

Par ailleurs, aucune compagnie ne souhaite bien évidemment voir ses informations divulguées. Des documents dévoilés et l’interprétation qui en est faite peuvent avoir des conséquences très néfastes pour l’image de la société. Et surtout impacter sur ses parts de marché. Tout doit donc mis en œuvre pour que pareil incident ne se produise pas, et ce même au moment de la destruction des documents ou fichiers.

Ainsi, les documents doivent être garder en toute quiétude pour les entreprises via un archivage dans les locaux d’un prestataire si elles optent pour ce choix. Les professionnels du milieu savent protéger les masses de données que les entreprises laissent entre leurs mains.

De nouvelles sources de revenus au cœur des archives

Le risque pour les entreprises est de se retrouver face à un flot de données inextricable. Avec pour conséquence un ralentissement dans certaines prises de décision et le développement de l’activité.

Bien conservées et exploitées, ces données constituent une mine de richesse. Selon une étude menée par le cabinet d’étude et d’analyse IDC, les compagnies qui ont ainsi correctement négocié le virage du Big Data et qui utilisent intelligemment leurs archives parviennent à trouver de nouvelles sources de revenu. Des sources de revenu qui s’élèveraient en moyenne à hauteur de 7,5 millions de dollars…