Comment la transformation digitale peut aider les organismes associatifs à changer le monde ?

113 milliards d’euros, soit 3,3% du PIB : c’est le budget cumulé des associations en France. Le secteur associatif est un pan majeur de la société française. On estime à 1,5 millions le nombre d’associations actives en France auxquelles contribuent 22 millions de bénévoles actifs et 1,8 millions de salariés.

Néanmoins, seule une minorité des associations se déclare mature dans leur digitalisation, d’après la 3^e édition du Baromètre « La place du numérique dans le projet associatif », réalisé par l’association Recherches & Solidarités et Solidatech. Et pourtant, les associations espèrent beaucoup des outils numériques et leurs données sont également une source à forte valeur ajoutée qu’il serait dommage de laisser de côté.

Pourtant les attentes des associations envers les outils numériques sont nombreuses et les organismes ont très majoritairement conscience que ces outils peuvent les aider à être plus efficaces dans leurs actions.

Quelles sont ces attentes ? Quels sont les blocages ? La transformation digitale d’une association est-elle différente de celle d’une entreprise ?

Au travers de cet article nous verrons comment les organismes associatifs peuvent-ils mener eux aussi leur révolution numérique et utiliser leurs données pour favoriser davantage encore leurs actions sociétales ?

De vraies plus-values pour les associations

Les objectifs recherchés par les associations sont par nature différents de ceux d’une entreprise mais avec tout de même de fortes similarités.

Le graphique suivant met en avant l’écart entre les objectifs attendus par les associations et finalement les bénéfices qu’ils obtiennent grâce au numérique.

On voit que les résultats de la transformation digitale vont au-delà des attentes des associations sur tous les domaines. Ainsi, on peut supposer que la méconnaissance des possibilités techniques limite la projection des associations vers ce que pourrait être une association digitalisée.

De plus, on peut observer que la recherche de croissance des ressources arrive en dernière position des objectifs. Cela confirme que, par nature, une entreprise et une association n’ont pas la même finalité.

Dans leur approche du numérique on peut dégager 3 grands axes :

• L’amélioration de la communication que ce soit en interne ou en externe.
• Structurer et gagner en efficacité dans leurs activités.
• Croissance des ressources.

Ce que le numérique peut apporter concrètement aux associations ?

Voyons quelques exemples de ce que le numérique peut apporter aux associations sur ces différents aspects :

L’amélioration de la communication que ce soit en interne ou en externe

Communication / Marketing :

• Création et maintenance d’un site internet permettant de présenter l’association et ses actions,
• Création, suivi et analyse des campagnes marketing,
• Structurer les différents canaux de communication (mail, téléphone, terrain,…) et centraliser les informations recueillies.

Réseaux sociaux :

• Community management,
• Création de contenus à diffuser sur les réseaux,
• Analyse des retombées.

Communication avec les bénévoles et les adhérents :

• Informer les bénévoles sur les actions en cours et à venir,
• Animer la communauté afin de la garder motivée et impliquée,
• Permettre aux bénévoles de faire remonter leurs suggestions / observations.

Communication avec les donateurs :

• Automatisation des communications vers les donateurs pour les tenir informés des réalisations et des projets,
• Etablir un référentiel des donateurs avec leurs coordonnées, leurs attentes et leurs centres d’intérêts.

Structurer et gagner en efficacité dans leurs activités

Finance :

• Mise en place d’outils de gestion comptable et analytiques,
• Gestion des flux financiers.

Documentation :

• Mise en place d’outils de gestion documentaire,
• Gestion de l’archivage,
• Gestion de l’accès et partage des documents.

Gestion des bénévoles et des adhérents :

• Mise en place d’outils facilitant le travail collaboratif,
• Avoir un référentiel des bénévoles avec les coordonnées ainsi que des profils en fonctions des attentes, des centres d’intérêts, des disponibilités, des compétences.

Gestion de projet :

• Mise en place d’outils de gestion de projet permettant à une personne non professionnelle de suivre un projet et de communiquer avec toutes les parties prenantes,
• Mise en place d’outils de gestion logistique.

Gestion et orientation des actions :

• Mise en place d’outils de gestion des tâches,
• Mise en place de tableaux de bord de suivi de KPIs,
• Mise en place d’outils d’analyse, de projection et d’aide à la décision.

Croissance des ressources

Rechercher des financements, collecter des dons :

• Identifier les opportunités de financement,
• Création et qualification d’une base de prospects,
• Automatisation et optimisation des campagnes emailing.

Mobiliser de nouveaux bénévoles :

• Création et qualification d’une base de potentiels bénévoles,
• Automatisation et optimisation des campagnes emailing.

Des freins à lever

Comme vu précédemment, les avantages de la digitalisation sont nombreux et la transformation digitale donnent des résultats concrets pour les associations. Alors quelles sont les difficultés rencontrées ? Ci-dessous un graphique synthétisant l’avis des dirigeants associatifs sur le sujet :

On observe qu’au-delà des aspects financiers et techniques, le facteur humain est le principal frein au développement du numérique dans les structures associatives… comme dans les entreprises.

Le Change Management est donc ici aussi primordial pour que les structures puissent évoluer.

Transformation digitale : des initiatives existantes

Heureusement, différentes actions sont déjà menées pour aider les associations dans leur transformation digitale.

Voici quelques exemples de communautés œuvrant dans ce sens :

Webassoc.org : Association de professionnels du web qui aident bénévolement les associations humanitaires, de solidarité et d’environnement à se renforcer avec internet. Les professionnels peuvent proposer leurs services pour réaliser des missions ou des formations.

Solidatech : Programme de solidarité numérique dédié aux associations visant à leur mettre à disposition des références et des équipements informatiques gratuitement ou à tarifs solidaires au travers de partenariats.

Label PANA : Réseau de structures qui accompagnent les associations dans la prise en main des outils du numérique et de les sensibiliser aux stratégies digitales.

Rézolutions Numériques : Cycle de rencontres territoriales pour accompagner les associations dans leur transition numérique.

Des logiciels spécifiques aux besoins des associations

Certains logiciels ont même été développés pour répondre spécifiquement aux besoins des associations.

CiviCRM : Solution CRM Open Source créée et maintenue par une communauté de contributeurs bénévoles.

Assoconnect : Logiciel payant couvrant tous les aspects de la gestion d’une association (Comptabilité, site internet, dons, membres, emailing, …)

Salesforce NPSP : Dans le cadre du modèle philanthropique 1-1-1 promu par son fondateur Marc Benioff (1% des produits, 1% du temps et 1% des ressources de l’entreprise sont consacrés à améliorer le monde), Salesforce a lancé une déclinaison de son CRM dédiée aux associations : Salesforce NPSP. Cette solution permet aux organisations de toutes tailles de bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel ainsi que de toutes ces évolutions. A noter que Salesforce met à disposition 10 licences gratuitement puis applique un important discount sur les licences supplémentaires. Ainsi les associations peuvent bénéficier de la puissance de Salesforce pour mener à bien leurs missions.

Les associations ont tout à gagner à faire leur transition numérique

Nous avons pu voir que les associations ont donc tout à gagner à faire leur transition numérique. En effet au-delà des avantages en termes de communication et de gestion, leur fonctionnement au quotidien peut être fortement amélioré, permettant ainsi d’être plus efficace dans leurs réalisations. Et c’est bien là l’enjeu de cette évolution : donner la possibilité aux associations de renforcer leur impact sur la société.

Techniquement, les solutions développées à l’origine pour les entreprises sont transposables au monde associatif dans la mesure où les problématiques sont similaires. Que ce soit au niveau de la gestion, de la communication ou de l’organisation, les nouvelles technologies peuvent aider les associations. Pourquoi même ne pas envisager une IA capable de définir de nouvelles missions pour des associations à partir des données récoltées sur l’état général de la société ?

Les solutions pour venir à bout des freins au passage à l’association 2.0 existent donc bien. Néanmoins, à l’image du monde associatif qui fonctionne fortement par l’appui des bénévoles, la transition numérique n’est possible qu’avec le soutien de ressources humaines.

Cas d’usage : Implémenter Salesforce NPSP pour l’association Jeune&Rose

A titre personnel, j’ai le projet d’implémenter Salesforce NPSP pour aider l’association Jeune&Rose à se structurer. En effet, après 2 années de fort développement, cette association qui œuvre pour les jeunes femmes atteintes d’un cancer du sein, a besoin d’outils pour se consolider et gagner en efficacité dans son fonctionnement car cette association est aujourd’hui fortement sollicitée et doit faire face à un grand nombre de demandes.

En 2017, les 2 fondatrices se sont lancées dans cette belle aventure sans imaginer que leurs missions seraient autant appréciées et soutenues. Aucune véritable structure organisationnelle n’avait donc été imaginée lors du lancement de l’association, les outils informatiques se limitent aux basiques (utilisation de la suite Google pour la bureautique et les mails, de fichiers Excel pour la comptabilité), et la gestion des projets se fait le plus souvent dans l’urgence. La communication est faite via un site internet et les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter).

Dorénavant, une personne est salariée et des bénévoles sont répartis sur tout le territoire. Ensemble, ils doivent s’occuper des demandes de patientes, des donations publiques et privées, des contacts avec les donateurs, des dossiers de demande de financement, des événements organisés tout au long de l’année avec un gros pic d’activité lors du mois d’octobre, etc. Bref, l’activité ne manque pas et tout est encore fait de manière artisanale. Le principal risque identifié à ce jour est clairement la perte d’efficacité dans leurs actions sur le terrain due aux difficultés à optimiser une organisation globale.

En termes d’organisation, Salesforce NPSP va leur permettre de structurer leurs données, leurs projets, leurs tâches, leurs contacts et rendre ainsi leur fonctionnement plus lisible et fluide.

L’enjeu : mettre en place des outils pour faciliter l’organisation et le fonctionnement internes

Des tableaux de bord ainsi que des rapports donneront la possibilité de suivre plus facilement l’avancée des projets et pourront éventuellement être transmis aux donateurs afin de donner encore plus de crédibilité aux réalisations. Nous allons également travailler ensemble pour réfléchir aux actions qui pourront être automatisées afin de libérer du temps pour réaliser des actions avec une réelle valeur ajoutée.

De plus, Salesforce NPSP intègre nativement des objets et des process permettant de gérer les donateurs et les bénévoles. D’une manière plus générale une base de données de contacts propre et mise à jour dynamiquement permettra donc d’être plus cohérent et efficace dans les échanges avec les partenaires et les patientes.

Dans un deuxième temps, d’autres modules tels que Marketing Cloud et Community Cloud pourront être envisagés afin de rendre plus efficace encore la recherche dans la collecte de dons et dans l’animation des bénévoles.

Le monde associatif a conscience de l’intérêt de la digitalisation. Le potentiel en termes d’exploitation des données et d’optimisation des actions est immense. La principale difficulté pour assurer sa transition numérique n’est cependant pas l’aspect financier mais bien le facteur humain. Des structures d’accompagnement existent, des solutions techniques sont disponibles mais, comme dans les entreprises, il faut des personnes ayant les compétences pour les implémenter et les exploiter.

Et vous, pensez-vous que vos compétences pourraient aider une association à améliorer le monde ?

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