Covid-19 : un chatbot pour répondre à vos collaborateurs

La crise sanitaire due au Covid-19 est sans précédent. La situation évolue chaque jour et diffère selon les mesures prises par les autorités nationales, voire locales. Dans les entreprises, les décisions de poursuite d’activité, de télétravail ou encore de chômage partiel se mettent en place et sont également évolutives. Comment aider les services RH confrontés à un afflux de demandes des salariés de leur entreprise ? Exemple et cas d’usage concret d’un chatbot créé pour répondre aux questions sur le Covid-19.

Les services des ressources humaines sont au cœur du dispositif d’information et de mise en œuvre de la poursuite d’activité, de télétravail ou encore de chômage partiel. Ils doivent répondre à toutes les questions des salariés. Si les mêmes questions reviennent souvent, les réponses peuvent varier d’un jour à l’autre, d’une activité à l’autre, d’un pays à l’autre.

La mise en œuvre d’un chatbot (agents conversationnels) dédié au Covid-19 est une solution qui permet d’apporter des réponses les plus actualisées, les plus précises et les plus adaptées.

Cette solution est proposée par Business & Decison comme un cas d’usage concret et efficace pour répondre à des questions d’ordre général, permettant aux services des ressources humaines de se concentrer sur le traitement des questions plus opérationnelles et plus personnelles.

Un chatbot dédié Covid-19 pour les salariés des entreprises  

Les défis des services des ressources humaines sont de taille :

• gérer l’afflux de questions de leurs salariés, avec des réponses qui peuvent évoluer au fur et à mesure de l’évolution de la situation,
• dissocier les questions complexes ou relatives à des cas particuliers des questions qui concernent tout le monde,
• rassembler en un point des informations et messages cohérents et à jour, non seulement d’un point de vue médical, sanitaire et de sécurité, mais également sur la stratégie de l’entreprise pour en atténuer l’impact sur son activité.

Il est essentiel et primordial d’avoir recours à des sources officielles et fiables telles que les agences gouvernementales, les autorités de santé, les organisations professionnelles de référence.

Il est de même indispensable de veiller à la cohérence et à la conformité des messages et communications auprès des salariés afin de les mettre tous à même niveau d’information.

Automatiser les réponses adaptées aux questions répétitives

Les équipes de Business & Decision ont développé un chatbot dédié au Covid-19 pour répondre à ces enjeux et aider les organisations à gagner en efficacité et en rapidité, en automatisant les réponses aux questions.

Le chatbot est destiné à l’usage des salariés, des clients ou des citoyens, pouvant être déployé sur un intranet ou un extranet. Les réponses proviennent de sources officielles (telles que l’OMS ou le Ministère de la Santé) et sont mises à jour quotidiennement. Des thématiques spécifiques peuvent être intégrées dans les questions et réponses afin d’adapter la solution à chaque organisation.

Les questions auxquelles le chatbot ne saurait pas répondre sont transmises automatiquement aux services concernés pour traitement particulier.  

Nous avons déjà mis en œuvre cette solution pour une grande institution financière belge. Elle a permis de réduire de plus de 40 % le nombre de questions qui parvenaient à l’équipe RH. La réactivité étant essentielle dans les circonstances actuelles, le chatbot Covid-19 a été déployé en temps record : moins de 24 heures.

Lorsqu’il est destiné aux salariés, le chatbot peut être installé directement sur l’intranet de l’entreprise. Il est ainsi disponible pour tous les employés d’une organisation et bénéficie de mises à jour quotidiennes, en conformité avec les consignes et recommandations des autorités locales.

Chatbots : plus ils sont utilisés, mieux ils répondent

Saviez-vous que plus les chatbots sont utilisés, plus ils sont efficaces et aptes à répondre au plus grand nombre de questions ? La raison : les chatbots sont en progrès constant. Les questions alimentent la base des thèmes couverts. Ainsi, chaque utilisateur contribue à enrichir et à perfectionner le dispositif en intégrant les questions et en associant les réponses.

Le chatbot dédié Covid19 contribue ainsi à partager les bonnes informations, à faciliter la communication et à offrir un service permanant aux utilisateurs. Et vous pouvez, vous aussi, y contribuer. Comment ? En posant toutes les questions possibles et imaginables sur le Covid-19 et les dispositifs mis en place par les entreprises pour assurer la continuité d’activité et la sécurité de tous les salariés.

Le chatbot est d’ores et déjà opérationnel dans plusieurs pays :

• France (version en Français)
• Belgique (versions en Anglais, Français, et Néerlandais)
• Suisse (version en Allemand)

Son déploiement dans d’autres pays est également prévu.