Move2cloud : et si c’était le moment de repenser vos dashboards ?

Les avantages du cloud ne sont aujourd’hui plus à prouver. L’élasticité, les coûts réduits, la maintenance simplifiée des serveurs ont déjà convaincu grand nombre d’entreprises de migrer leurs plateformes data dans le cloud. Pour bénéficier d’avantages encore plus nombreux, les entreprises migrent également leurs solutions de restitution des données vers le cloud, en 4 étapes. Mais alors faut-il migrer tous vos rapports vers votre nouvelle plateforme cloud ? Faut-il les reproduire à l’identique ? La réponse est non, et c’est l’occasion de repenser les usages pour les rendre impactants et coller au plus près des besoins métiers.

1. L’audit de votre (vos) plateforme(s)

Cette étape est évidente mais incontournable pour écarter dès le départ les tableaux de bord inutilisés, et réduire le coût et le délai de votre migration.

Au fil des années, votre entreprise évolue et les besoins de vos utilisateurs également. De nouveaux tableaux de bord sont produits, d’autres sont enrichis et complexifiés, et le nettoyage des rapports obsolètes est très rarement effectué.

Cette étape d’audit vous permettra donc d’identifier les tableaux de bord réellement utilisés par vos utilisateurs. Certains éditeurs proposent en standard des outils permettant de facilement mesurer la fréquence d’utilisation, la fréquence de rafraichissement des tableaux de bord, parfois aussi le nombre d’utilisateurs ayant accès, et ceux qui y ont accédé dans les 6 derniers mois.

Faire un audit est une étape évidente mais incontournable pour écarter dès le départ les tableaux de bord inutilisés, et réduire le coût et le délai de votre migration.

Chez Business & Decision, nous développons des accélérateurs qui recensent ces utilisations quand ce n’est pas disponible en standard, et des accélérateurs complémentaires permettant d’approfondir cette phase d’audit.

Cette étape vous permettra de mesurer en partie la complexité et le coût de votre migration. Cette estimation peut également varier selon les outils sources et cibles.

2. Challenger vos  usages actuels

Placer les usages de vos utilisateurs au centre de l’attention vous assurera des tableaux de bord efficaces, pertinents et ciblés, de quoi leur donner encore plus envie d’utiliser la nouvelle plateforme cloud. Une migration, qu’elle soit vers le cloud ou non, est l’occasion de challenger les besoins des utilisateurs.

Placer les usages de vos utilisateurs au centre de l’attention vous assurera des tableaux de bord efficaces, pertinents et ciblés, de quoi leur donner encore plus envie d’utiliser la nouvelle plateforme cloud.

Très régulièrement lors des phases d’audit, des tableaux de bord similaires sont identifiés dus à des duplications pour compléter un besoin. D’autres tableaux de bord sont parfois aussi créés simplement pour des exports de données puis retravaillés dans Excel. D’autres tableaux de bord encore peuvent partir d’un besoin réel mais être mal construits, trop vastes ou mal ciblés, et donc ne répondre que partiellement aux besoins des utilisateurs. Dans tous ces cas de figure, le résultat est une perte de temps et d’énergie pour les utilisateurs pour trouver les réponses à leurs questions.

Lors des migrations, au-delà de l’analyse purement technique de l’étape 1 (statistiques d’utilisation), nous vous encourageons donc à vous reposer des questions sur l’utilité et l’efficacité de vos tableaux de bord. Il est rarement possible de tous les rechallenger, mais sonder vos utilisateurs sur leurs difficultés actuelles (par exemple grâce à des outils de design thinking) vous permettra de mettre en évidence les tableaux de bord prioritaires à challenger.

Les utilisateurs ne réalisent pas toujours que ces tableaux de bord sont inefficaces, et n’envisagent pas (ou difficilement) de faire autrement. C’est pourquoi nous avons mis en place une méthode Dashboard Design, permettant de repartir du besoin et de l’audience cible pour recentrer l’objectif du tableau de bord sur sa véritable proposition de valeur. Pour plus de détails vous pouvez vous référer à d’autres articles du blog tel que celui-ci « Créer un tableau de bord lu et compris de tous ».

3. Nouveaux besoins et nouvelles possibilités !

Identifier les nouveaux besoins et les nouvelles possibilités de vos outils avant la migration vous permettra de projeter vos utilisateurs sur la nouvelle plateforme et leur donner envie de l’utiliser. Qui dit migration dit nouveaux usages et nouvelles fonctionnalités.

Que vous choisissiez de changer d’outil de restitution ou de rester sur la même solution version cloud, les éditeurs proposent aujourd’hui davantage d’options sur le cloud comme l’aspect mobilité, collaboratif, partage… Qui plus est, ces fonctionnalités sont souvent uniquement disponibles en version cloud (un argument supplémentaire pour migrer vos plateformes).

Identifier les nouveaux besoins et les nouvelles possibilités de vos outils avant la migration vous permettra de projeter vos utilisateurs sur la nouvelle plateforme et leur donner envie de l’utiliser.

Pourquoi est-il important d’identifier ces nouvelles fonctionnalités proposées par les éditeurs ? Pour trois principales raisons :

• Permettre aux directions de répondre à des problématiques métiers peut-être déjà identifiées dans le passé mais insolubles à date ou complexes et coûteuses à mettre en place,
• Simplifier et améliorer le quotidien des utilisateurs
• Permettre à l’entreprise, grâce à ces nouvelles fonctionnalités, une meilleure analyse de leur performance et pourquoi pas ouvrir de nouveaux horizons

L’objectif est de trouver la bonne balance entre booster la créativité de vos utilisateurs sans pour autant les perdre dans une nuée de possibilités et oublier de répondre à leur besoin. Une gouvernance sera à associer à la mise en place de self-service.

La conduite du changement : pas juste un terme marketing

Il est primordial d’accompagner vos utilisateurs tout au long des différentes étapes, pour minimiser les inquiétudes et la résistance qu’ils peuvent développer. Vous l’aurez surement compris au travers de cette lecture, mais une migration vers le cloud n’est pas à prendre uniquement sous l’angle technique.

Aborder l’angle métier est tout aussi important et même indispensable. Les utilisateurs peuvent être réfractaires au changement, et sont rarement à l’aise à l’idée de changer leurs habitudes. La migration vers le cloud, même en conservant le même éditeur, peut conduire à des changements d’interfaces et de fonctionnements et donc nécessite obligatoirement des changements d’habitudes.

Il est primordial d’accompagner vos utilisateurs tout au long des différentes étapes, pour minimiser les inquiétudes et la résistance qu’ils peuvent développer.

Encouragez et accompagnez vos utilisateurs pendant cette phase de migration :

• Formations en amont
• Démonstration de nouvelles fonctionnalités
• Sessions régulières de FAQ
• …

Mettez-les au centre de l’attention pour leur donner des outils performants et efficaces et surtout remporter leur adhésion envers votre nouvelle plateforme. Attention, n’oubliez pas d’entretenir cette adhésion même quand la plateforme est en place !

Tous ces points d’attention sont pour nous, experts data chez Business & Decision, des points incontournables d’une migration réussie.

Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez une migration en cours ou à venir, n’hésitez pas à nous contacter. Retrouvez également notre article sur les TNR, pour automatiser les tests lors des migrations de vos plateformes data.

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Cet article a été rédigé en collaboration avec Alexis Texier.