Comment créer un tableau de bord qui sera (enfin) lu et compris de tous ?

Dans un monde ou les données se développent à profusion, il devient de plus en plus difficile de réaliser un tableau de bord efficace et efficient. Alors, comment les responsables marketing, les dirigeants et responsables de services peuvent-ils utiliser la Dataviz et parvenir à imaginer et créer un tableau de bord efficace qui en favorisera la lecture ?

Avez-vous déjà entendu ce type de réflexions ?

• « Je veux un seul tableau de bord pour répondre à TOUTES les questions ».
• « Pour être tout à fait honnête, le reporting qu’on vient de recevoir me fait déjà mal à la tête, pas toi ?
• « Moi tu sais, c’est simple, j’exporte les données de son tableau de bord dans Excel, je les remets à ma sauce et je fais ma propre présentation, c’est plus simple »
• « J’aimerais bien pouvoir disposer d’un tableau de bord comme celui de ma voiture. Il m’indique ce dont j’ai besoin de savoir, vitesse, essence etc. sans me noyer sous de l’information inutile.

Cette discussion imaginaire… (ou pas !) peut se retrouver dans n’importe quelle entreprise. Dans un monde ou les données se développent à profusion, il devient de plus en plus difficile de réaliser un tableau de bord EFFICACE et de ne pas se laisser emporter par cette volonté bien connue de tout bon manager : « je veux un seul tableau de bord pour répondre à TOUTES les questions ! »

Comment réduire le niveau de stress à l’ouverture de vos tableaux de bord?

Afin de limiter les impacts néfastes de cette approche, il est important de revenir aux basiques. Je vous propose de découvrir les cinq éléments clés qui vont vous permettre de créer un tableau de bord le plus complet possible, facile à comprendre et agréable visuellement.

Les cinq éléments auxquels vous devez vous intéresser sont : l’audience, KPI, Gestalt, le visuel, et la structure.

1. L’audience

Le sujet parait tellement simple… qu’on passe régulièrement à côté. Si l’on veut réussir son tableau de bord, il est essentiel de poser un certain nombre de questions directement à l’audience.

• A qui je m’adresse ?
• Combien de temps les destinataires vont-ils probablement consacrer à ce reporting ?
• Qu’est-ce que cette audience attend de ce tableau de bord ?
• Pour quelle valeur ajoutée ?
• Est-ce que c’est « un tableau de bord de plus » ou « un tableau de bord qui va permettre de prendre des décisions éclairées ? »

Action : A l’ouverture de votre tableau de bord, est-ce que vous pouvez répondre de manière positive aux questions posées ci-dessus ?

2. Les KPI

Si l’audience nous donne des indications claires sur notre cible et que nous l’avons suffisamment challengée sur les questions clés qu’elle se posait, les KPI ou indicateurs clés vont rapidement venir dans les discussions. Ils ne seront pas forcément organisés par ordre d’importance, mais ils seront déjà présents. Pour ces indicateurs, il faut toujours faire attention à leur nombre. Nous avons tendance à en vouloir mettre plein la vue – et donc plein l’écran – mais ce n’est vraiment pas la bonne approche en dataviz.

Je préfère avoir 3 KPI importants qui me permettent de faire avancer mon projet que 10-12 KPI qui vont juste me noyer sous l’information.

Action : Quelle est votre approche sur les KPI ? De combien de KPI avez-vous besoin pour suivre votre activité ? Sont-ils organisés par ordre d’importance ?

3. La Gestalt

Ce sont des principes de perception et de représentation de l’information et qui date des années 20. Alors que vient faire ce terme Allemand, « Gestalt » dans la création d’un tableau ? Eh bien, beaucoup de choses ! Comme par exemple : le principe de proximité qui exprime le fait que nous avons tendance à regrouper les informations qui sont proches l’une de l’autre en un seul message. Ce principe est clé dans l’organisation de vos différents graphiques et indicateurs.

Un autre principe : celui de similarité. Notre cerveau cherche constamment des modèles pour organiser la lecture des informations. Ainsi, si vous commencez à utiliser une couleur spécifique pour parler l’année courante, « bleu » pour l’exemple, faites-en sorte que dans vos différents tableaux de bord, le « bleu » représente toujours l’année courante.

Action : Prenez le temps de faire une recherche sur ces principes de Gestalt utilisés en datavisualisation et mettez ces principes en miroir face a votre tableau de bord. Est-ce que tout cela fait du sens ?

4. L’aspect visuel

L’aspect visuel est un autre élément essentiel et pourtant aussi sous-estimé. C’est généralement celui qu’on met « en bout de chaine » si le temps imparti pour faire mon tableau de bord est suffisant alors, je vais me pencher un peu plus sur ce point. On parle ici notamment du choix des bonnes représentations graphiques, du choix et de l’utilisation des couleurs à bon escient et de toutes ces petites choses qui mises bout à bout raconte une véritable histoire. C’est pour moi un véritable « cheval de bataille » si on ne veut pas que nos tableaux de bord deviennent des sapins de Noël, nous devons épurer, repenser, affiner l’aspect visuel. « Less is more ».

Action : En regardant votre tableau de bord, combien de couleurs comptez-vous ? Est-ce que c’est cohérent ? Que pensez-vous des graphiques ? Sont-ils compréhensibles ? Lisibles ?

5. La structure

Sans la structure, l’histoire n’est pas compréhensible ! C’est comme lire un livre en lisant les chapitres dans le désordre. Les idées sont là, on est capable de faire ressortir les points clés mais on est incapable de comprendre toute la trame.

La structure est très importante pour un tableau de bord. Si l’on pas de structure, on pourrait comparer cela au « livre dont vous êtes le héros ». Un livre qui nous met face à des situations différentes en fonction de nos choix, mais au lieu de faire des choix on lit directement les différents articles bout à bout et cela n’a plus aucun sens.

Action : Quand vous lisez votre tableau de bord, avez-vous le sentiment de lire « un livre dont vous êtes le héros » ? Ou alors suivez-vous un raisonnement qui vous apparait comme fluide ?

Par quoi commencer pour mettre en place un tableau de bord efficace ?

Ces 5 éléments sont essentiels pour réaliser un tableau de bord efficace. La prochaine fois que vous ouvrez un tableau de bord, reprenez simplement les 5 points et les questions liées.

Si vous ne pouvez pas répondre par la positive à toutes les questions ou si vous vous reconnaissez dans le dialogue mentionné plus haut, vous avez toutes les chances d’être concerné par cette problématique et que nombre de tableaux de bord vous piquent les yeux.

• Faites la liste des départements qui sont concernés par ce type de soucis
• Organisez un  atelier de réflexion pour les départements en question
• Vous pouvez faire appel à un Data Artist

L’expertise d’un Data Artist – dont le rôle est de mettre en valeur visuellement et concrètement les données – peut vous aider à remédier rapidement au problème.

Dans un prochain article, je vous parlerai en détails d’une méthode éprouvée par nos consultants pour faire de la récolte des besoins. On ne récolte pas des besoins pour un tableau de bord, comme une simple liste. Non, pour être efficace, il faut structurer son approche, ne pas se perdre dans les détails et une chose essentielle… challenger, toujours challenger son audience.