Gouvernance de données : miser sur l’approche Top Down ou Bottom-up ?

Dans cette série d’articles, nous nous intéressons aux différentes stratégies envisageables pour mettre en place la gouvernance de données. Après avoir présenté les raisons de l’importance de mettre en place une gouvernance de données dans l’épisode précédent, ce deuxième volet vous détaille les approches Top-Down et Bottom-up. Enfin, nous nous intéresserons à une approche hybride, combinant les avantages des deux précédentes.

L’approche dite « Top down »

Quand cette approche est utilisée pour mettre en place la gouvernance de données, elle émane généralement des responsables de l’entreprise d’un niveau hiérarchique assez élevé. Elle consiste alors en principes généraux décrivant la vision finale que la direction de l’entreprise se fait de la forme que devrait prendre la gouvernance de données. Elle est souvent accompagnée de directives diverses constituant un plan de transformation et inclut les nominations des personnes responsables des données au sein de l’entreprise.

Dans ce type d’approche, la gouvernance de données est souvent perçue ou comprise comme une initiative indépendante et supplémentaire des projets déjà identifiés.

Les avantages de l’approche « Top Down »

Cette approche présente les avantages suivants :

• La gouvernance de données dote l’entreprise d’une vision à long terme qui sert de cap pour les prises de décisions dans le cadre de la transformation.
• Elle implique le sponsorship de la direction de l’entreprise dans une démarche de transformation ce qui constitue un facteur clé de réussite.
• Elle implique qu’un business case ait été réalisé, et fournit ainsi un levier de changement important.
• Puisqu’un business case a, au moins implicitement, été réalisé, le lien entre gouvernance de données et enjeux métier a été clairement établi et constitue également un levier important pour justifier certains changements et accélérer la transformation la mise en place de la gouvernance de données.
• La vision ayant été définie et communiquée par la direction, elle est difficilement contestable et contribue à l’implication de toutes les équipes dans la transformation, réduisant ainsi les conflits politiques entre équipe issus de divergences de vision.

Les inconvénients de l’approche « Top down »

Néanmoins, les inconvénients de l’approche « Top down » sont bien réels :

• A court terme, la décision de la direction de lancer la mise en place de la gouvernance de données n’apporte aucune valeur ajoutée aux équipes de terrains et peut être perçue plus comme un élément perturbateur ou une contrainte supplémentaire que comme une nécessité prioritaire. Il y a alors un risque de brider l’adhésion des équipes au changement, voire de générer des réactions de résistance au changement.
• Une telle approche du changement ne peut qu’entrer en conflit avec les autres projets métier déjà en cours ainsi qu’avec les activités habituelles des équipes. Cela peut limiter leur capacité à les mettre en œuvre et risque également de générer des réactions de résistance au changement.
• De même, l’organisation de la mise en œuvre d’un tel plan ne peut qu’être relativement vague, laissant ainsi la charge de l’organisation pratique du plan de transformation à des cadres intermédiaires qui n’ont pas forcément été impliqués dans son élaboration et dont les objectifs ne sont peut-être pas compatibles avec celui-ci.
• La mise en place de la gouvernance de données se traduisant par la nécessité de milliers de changements pratiques de toutes natures, il est virtuellement impossible pour la direction d’en suivre l’évolution et d’en piloter la mise en place efficacement. Cela se traduit par une distanciation du pilotage et une augmentation du risque d’échec de la transformation.

L’approche dite « Bottom-up »

Cette approche est souvent issue de la mise en place d’un nouvel outil et diffère fondamentalement de la précédente. En effet, elle consiste à mettre en œuvre la gouvernance de données en capitalisant sur les solutions apportées aux problématiques de gestion de données rencontrées par les équipes de terrain en tentant de pérenniser les changements apportés, voire de les généraliser.

Des avantages certains pour l’approche Bottom-up

L’approche Bottom-up présente des avantages certains :

• L’avantage le plus flagrant et le plus important de cette approche est qu’elle permet de focaliser les efforts de transformation sur les éléments qui apportent des améliorations pratiques aux activités quotidiennes.
• L’approche bottom-up permet d’optimiser la priorisation des changements à mettre en œuvre puisqu’elle permet de combiner l’amélioration de la performance de l’activité grâce à des données de meilleure qualité avec une amélioration de la gestion des données proprement dite.
• En initiant le changement au plus près du terrain, on facilite l’identification des risques et la prise en compte des difficultés et obstacles que constituent les contraintes de l’écosystème existant. Il est en effet, par exemple, moins risqué d’entreprendre la modification des processus métiers lorsque l’on en a une connaissance pratique et concrète plutôt qu’une connaissance lointaine et théorique.
• En se basant sur l’existant, cette approche évite le lancement de projets de transformation pharaoniques et permet de diviser la mise en œuvre de la gouvernance de données en projets de tailles plus réduites, pilotables, dont le périmètre est clairement défini et dont les bénéfices sont clairement identifiés.

Les inconvénients de l’approche « Bottom-up »

Malheureusement, l’approche Bottom-up est également victime de ses inconvénients :

• En l’absence d’une vision et d’un engagement fort de la direction, l’influence des cadres intermédiaires sur d’autres équipes que les leurs – mais dont l’implication est requise pour assurer le succès de la transformation – peut être trop limitées. Cette situation, très courante en pratique, augmente sensiblement le risque d’échec du processus de transformation de l’entreprise nécessaire à la mise en place d’une gouvernance de données.
• Le manque de vision globale désilotante et complète partagée au sein de l’entreprise empêche les différentes actions transformatives de terrain de s’inscrire dans un cadre commun. Cet état de fait augmente le risque d’incohérence dans l’approche, et limite les chances de succès de la transformation digitale de l’entreprise.
• Laisser aux équipes de terrains la responsabilité d’initier les projets de conduite du changement risquent de faire perdre de vue les impacts attendus de la mise en place de la gouvernance de données. En effet, dans ce cas de figure, il est probable qu’en l’absence d’un business case global pour l’entreprise, les justifications et les objectifs des projets initiés perdent de vue la situation globale. On pourrait ainsi imaginer une situation où les choix effectués le seraient dans l’intérêt d’un département à court terme mais apparaitraient préjudiciables à l’entreprise globalement.

Approches Top down / Bottom-up : combiner le meilleur des deux mondes

Nous venons de le voir, chacune des deux approches présentent des avantages et des inconvénients. Mais aucune ne semble constituer une solution idéale pour parvenir à mettre en place une gouvernance de données efficacement au sein d’une entreprise. On peut cependant s’interroger sur la nécessité ou la pertinence de choisir une approche aux dépends de l’autre. En effet, l’entreprise qui les combinerait s’offrirait alors le meilleur des deux mondes et éviterait ainsi la plupart de leurs inconvénients respectifs.

En pratique, cette combinaison des approches Top down et Bottom-up prendrait la forme d’une transformation bidirectionnelle :

• L’approche « Top-Down » assurerait la construction d’une vision validée et sponsorisée par la direction de l’entreprise à propos de la mission de la gouvernance de données, de l’identification des fonctionnalités nécessaires à celle-ci, permettant une compréhension des défis que représente une telle transformation.
• L’approche « Bottom-up » assurerait une mise en œuvre agile et itérative, respectant le cadre défini. Elle se focaliserait pour y parvenir sur les opportunités d’améliorations identifiées et limitées, tenant compte des contraintes de terrain telles que les processus existants, la limitation des ressources ou l’obligation de garantir la continuité de l’activité, et s’efforçant de capitaliser à la fois sur la volonté d’amélioration et l’opportunité d’apporter des changements pour créer de la valeur à court terme.

Des adaptations mutuelles et permanentes dans le Data Governance Board

Pour qu’un tel dispositif fonctionne, il est évident que les deux parties constitutives de cette transformation doivent « se parler ». Avoir une vision claire permet de définir un cadre et de générer des opportunités d’amélioration sur le terrain. Mais la réflexion dans la mise en œuvre des celles-ci doit fournir également les informations permettant d’affiner ou de préciser si besoin la vision définie. C’est au sein du « Data Governance Board », outil agissant du Chief data Officer, que ces adaptations mutuelles et permanentes entre les deux branches constitutives de l’approche choisie devront avoir lieu.

Comme en navigation où, pour arriver à destination, il ne suffit pas de fixer un cap, la capacité d’adaptation en fonction des circonstances est essentielle dans ce type de projet. La mise en œuvre de la gouvernance de données nécessite non seulement une vision claire de l’objectif à atteindre mais également la capacité pour l’entreprise d’adapter en continu sa manière de se transformer efficacement en tenant compte des contraintes de terrain.

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